La comunicazione efficace è una competenza fondamentale per la vita (life skill). Essere in grado di comunicare in modo efficace significa saper trasmettere e ricevere messaggi in maniera chiara, precisa e persuasiva.
Ma cos’è esattamente la comunicazione efficace e come si può migliorare? In questo articolo, ti spiegherò le caratteristiche, i principi e le tecniche della comunicazione efficace, con esempi pratici e consigli utili.
Cos’è la comunicazione efficace?
La comunicazione efficace è quella che riesce a raggiungere lo scopo prefissato, creando una connessione tra il mittente e il destinatario del messaggio attraverso l’uso sapiente della comunicazione verbale e non verbale. Si tratta di un processo dinamico e interattivo, che coinvolge diversi elementi: il contenuto, il canale, il codice, il contesto, il feedback e le interferenze.
La comunicazione efficace poggia su presupposti complessi. Secondo la scuola di Palo Alto, ad esempio, ogni comportamento comunica qualcosa, anche il silenzio. Inoltre, il processo comunicativo non si limita alla comunicazione verbale, ma comprende elementi non verbali come gestualità, tono di voce e linguaggio del corpo.
Comunicare serve anche a creare e modificare le relazioni interpersonali, in base al tipo di rapporto con l’interlocutore. Bisogna tenere conto del contesto: la situazione, gli obiettivi, il pubblico e le convenzioni sociali influenzano il modo di comunicare, che va quindi adattato di volta in volta.
Un riferimento importante per capire cos’è la comunicazione efficace è il modello di Thomas Gordon, psicologo e pedagogista statunitense, che ha elaborato i principi della comunicazione efficace applicati all’educazione, alla famiglia e al lavoro. Secondo Gordon, la comunicazione efficace si basa su tre abilità fondamentali: l’ascolto attivo, l’espressione di sé e la risoluzione dei conflitti.
Quali sono i 5 punti fondamentali della comunicazione efficace?
Per comunicare in modo efficace, bisogna tenere in considerazione alcuni aspetti essenziali, che riguardano sia il modo di parlare che il modo di ascoltare. Ecco i 5 punti fondamentali della comunicazione efficace:
- Chiarezza: il messaggio deve essere espresso in maniera semplice, precisa e comprensibile, evitando ambiguità, fraintendimenti e incoerenze. In tal senso è opportuno evitare le presupposizioni, ovvero ciò che viene dato per scontato e che non viene pertanto esplicitato.
- Empatia: l’empatia è la capacità di mettersi nei panni dell’altro, cercando di capire il suo punto di vista, le sue emozioni e le sue esigenze. L’ascolto empatico favorisce la comprensione reciproca, il rispetto e la fiducia, specialmente quando si cerca di calmare una persona agitata. Per essere empatici, bisogna prestare importanza alla comunicazione non verbale e para-verbali dell’interlocutore, evitare giudizi e pregiudizi, saper ascoltare senza interrompere o distrarsi.
- Assertività: l’assertività è la capacità di esprimere le proprie opinioni senza aggredire o sottomettersi all’altro. L’assertività implica saper dire di no quando necessario, saper chiedere e offrire aiuto, saper accettare e dare feedback, saper negoziare e trovare soluzioni condivise. L’assertività si basa sull’autostima e sul rispetto di sé e degli altri.
- Feedback: il feedback è la risposta che si riceve o si dà al messaggio dell’altro. Il feedback è fondamentale per verificare la corretta comprensione del messaggio, per chiarire eventuali dubbi o domande, per valutare l’efficacia della comunicazione, per rafforzare o modificare il comportamento. Il feedback deve essere tempestivo, specifico, costruttivo e sincero, senza essere offensivo o manipolativo.
- Ascolto attivo: l’ascolto attivo è la capacità di ascoltare in maniera attenta, aperta e partecipe, cercando di cogliere il significato profondo del messaggio dell’altro. L’ascolto attivo richiede di concentrarsi sull’interlocutore, di eliminare le distrazioni e le interferenze, di usare il linguaggio del corpo e le parole per dimostrare interesse e attenzione, di fare domande aperte e pertinenti per approfondire e stimolare il dialogo.
Come comunicare efficacemente
Per comunicare efficacemente è essenziale partire con obiettivi ben definiti. È come impostare le coordinate prima di un viaggio: bisogna sapere la destinazione e il percorso da seguire.
- Conoscere chi abbiamo di fronte e il contesto in cui ci troviamo è altrettanto fondamentale. Ogni dettaglio sul nostro interlocutore, dalle sue aspettative alle sue necessità, può aiutarci a calibrare il nostro modo di esprimerci.
- Il messaggio che vogliamo trasmettere deve avere una struttura che faciliti la comprensione: un inizio che cattura l’attenzione, uno sviluppo che approfondisce il tema e una conclusione che chiude il cerchio.
- Quando si tratta di esprimere il messaggio, la chiarezza è la nostra alleata. Un linguaggio semplice e diretto, che evita ambiguità, permette di far passare le nostre idee senza fraintendimenti.
- Parlare in prima persona ed esprimere i propri bisogni senza puntare il dito contro l’altro aiuta a mantenere un dialogo costruttivo. Se qualcosa non è chiaro, chiedere delucidazioni è un passo importante per evitare malintesi. E quando ci troviamo di fronte a un disaccordo, cercare soluzioni che portino benefici reciproci può trasformare un conflitto in un’opportunità di crescita condivisa.
- Per le discussioni che toccano temi delicati, è importante creare uno spazio tranquillo e riservato, dove tutti possono sentirsi a proprio agio per esprimersi.
- Sottolineare ciò che abbiamo in comune e valorizzare i punti di incontro può fare la differenza: ci ricorda che, nonostante le diverse opinioni, abbiamo obiettivi e bisogni simili che ci uniscono. In questo modo, evitiamo che le conversazioni diventino conflittuali, ricordandoci su come essere convincenti.
Non bisogna dimenticare, d’altra parte, che pratiche come la meditazione possono rivelarsi utili per migliorare le proprie capacità comunicative. Attraverso la meditazione si impara a osservare i propri pensieri e a sviluppare maggiore consapevolezza e focus mentale. Questa maggiore lucidità e calma interiore permette di comunicare con più chiarezza e in modo più efficace, cogliendo meglio anche i messaggi altrui.
Tecniche di comunicazione efficace
Esistono varie tecniche che possono migliorare l’efficacia della comunicazione in diversi contesti. Eccone alcune nel dettaglio:
Comunicazione assertiva
La comunicazione assertiva consiste nell’esprimere in modo chiaro e diretto i propri bisogni, desideri, opinioni o sentimenti, senza essere aggressivi o passivi. Si tratta di una comunicazione equilibrata in cui si affermano i propri diritti senza prevaricare quelli degli altri.
Ad esempio, sul lavoro si può dire assertivamente ad un collega “So che hai molto lavoro in questo periodo, ma ho bisogno che mi consegni il report entro domani, è molto importante”. In questo modo si esprime con chiarezza la propria necessità, ponendo un limite preciso ma in modo rispettoso.
La comunicazione assertiva trasmette sicurezza e induce rispetto negli interlocutori.
Comunicazione empatica
La comunicazione empatica consiste nel cercare di comprendere a fondo lo stato d’animo, le emozioni e le motivazioni dell’interlocutore, immedesimandosi nella sua prospettiva.
Ad esempio, se il figlio è arrabbiato perché non può avere un giocattolo, anziché rimproverarlo un genitore può dirgli “Capisco che tu sia triste perché desideravi tanto quel giocattolo, è normale dispiacersi quando non si può avere qualcosa che si vuole molto”.
Comunicare all’altro che si è compresi, validando le sue emozioni con parole ed espressioni di empatia, aiuta a creare una relazione di fiducia e facilita la risoluzione di conflitti in modo costruttivo. I bambini, in particolare, hanno bisogno di sentirsi capiti ed ascoltati dai genitori per sviluppare la propria autonomia.
Comunicazione strategica
Nella comunicazione strategica, utile anche nella comunicazione interna aziendale, l’obiettivo è guidare l’interlocutore verso un comportamento o una scelta desiderata. Ad esempio, un venditore può enfatizzare i vantaggi di un prodotto per il cliente, usando un linguaggio che susciti interesse e desiderio. Un genitore può spiegare le ragioni di un divieto mettendo in luce i benefici a lungo termine per il bambino.
Questa tecnica può essere utilizzata anche nelle trattative tra aziende, evidenziando come l’accordo porti vantaggi ad entrambe le parti. Puntando sui benefici per l’interlocutore si aumentano le probabilità di una risposta positiva.
Sono Gerry Grassi, esperto in Psicoterapia Breve Strategica ed Ipnosi Ericksoniana: contattami se desideri un supporto per migliorare le tue capacità comunicative e relazionali!
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